你足够高效吗?问自己三个问题就知道了

2018-10-24 14:44 来源:青年创业网

如果你一直想知道自己是否足够高效,本文所讲从时间管理的层面去思考这些问题,不失为一种判断方法。我希望这些能够让你轻松下来,或更有动力去改善局面。

编者按:本文来自微信公众号“哈佛商业评论”(ID:hbrchinese),作者伊丽莎白·格蕾丝·桑德斯。36氪经授权转载。

作为一名时间管理教练,我清楚地知道,你可以用许多方法来回答“我是否足够高效”这个问题。我也知道,每个人在生产能力是不同的。特定环境下,不同人在同一岗位的最大生产力相去甚远。个人的内在能力、经验、综合能力以及工作欲望造就了这些差异。

你足够高效吗?问自己三个问题就知道了

为了进一步讨论,我缩小了“足够高效”的定义,即:峰值状态下,你是否能做到符合自己的职责要求。下面的流程图简要地描述了这一判断过程,你将通过一系列问题来厘清自己的生产力水平。回答完后,你应该可以清楚地判断,这一天是高效,还是仍存进步空间。

如何判断你是否足够高效?

你足够高效吗?问自己三个问题就知道了

  • 问题一:我达到预期目标了吗?

如果将“足够”定义为“达到所需数量或程度”,那么第一个重要的问题就是,你是否完成了职责范围内的工作要求。对于工作范畴明确的人而言,这是个容易回答的问题:你达到这个项目的要求了吗?你在特定的时间内回复客户了吗?销售目标达到了吗?如果你的工作范畴没有那么明确,这个问题就比较难回答了。但下面这个问题的答案应该比较明显,即你的上级是否指出了你需要改进的地方。

如果与你的核心工作相关的答案是肯定的,那么你就足够高效。你可以做得更多,但不需要为了达到预期而做。如果答案是否定的,就转向第二个问题。

  • 问题二:这是我对自己的期望,而非他人施加的吗?

对自己有高期待是一种正向的品质。但如果你为了达到对大家而言都无足轻重的预期目标,而压力过大,或者超时工作的话,这种品质就会带来负面作用。

这种情况下,你需要认真地问自己:这是我对自己的期望,而非他人施加的吗?这些预期能被人们注意吗?如果答案是肯定的,那很有可能你已经足够高效了。是时候降低自我期待至可承担的程度,并与他人保持一致了,而不是在没做的事情上自我否定、妄自菲薄。如果答案是否定的,且其他人十分关注这些目标的达成情况,那么转向第三个问题。

  • 问题三:我的时间安排合理吗?我善于运用资源来提高生产力吗?

一旦你发现自己没有办法达到某些预期目标,但这对完成工作而言又是必须的,你就得评估一下,自己的时间安排是否合理,以及是否善于运用资源来提高生产力。

让我们更深入地探讨一下这两个问题。

第一方面是:我的时间安排合理吗?从一个时间管理教练的角度来看,这个问题其实是在判断你是否能积极主动地分配时间与精力,包括分清轻重缓急、规划时间、设定界限,以及在工作时候保持专注。(提示:如果你疯狂看邮件、刷社交媒体以及手机,几乎没有专注工作的时间,很有可能你并没有达到这一方面的预期。)这是你时间管理上的战略部分。

第二方面是:我善于运用资源来提高生产力吗?我认为,必须要善用手边的资源。例如,列出待办事项,而非只是记在脑海里;用SaneBox之类的邮件过滤系统;合理分派工作;学习如何更高效地利用既有工具。这便是你时间管理的战术部分。

如果对于以上两个方面的问题,你的答案都是自信的“是”,那我认为,你现有的工作技巧,很有可能已经使你足够高效了——你正在力所能及的范围里做到最好。如果你有一个及以上的“否”,你的效率可能就不那么高了。这意味着你只是在该范围内尽可能地做得更多。

如何变得更高效

通读了上文的流程图后,你会发现自己可能不够高效,那么,是时候评估你的劳动成果,并进行下一步了。

你可以选择调整自己的预期。如果你觉得自己的时间管理确实合理,并且善于运用资源(即个人层面上你已经足够高效了),但仍然担心自己没有满足工作预期,那你可以和上级谈谈。列出你负责的项目、截止日期、预估的工作量以及时间容量。然后看看是否能够调整你的职能。如果上级想要用一个简单的系统来规划全局资源,float.com之类的工具能够给你提供很多帮助。

你也可以选择不断精进自己的时间管理。如果你缺乏规划、不会排优先级,无法在一天的必要时段保持专注,但你的工作又要求你必须积极主动,我可以98.2%地确定,你已经将“高效”二字抛之脑后。那么,提高自己的时间管理水平,就是你的义务了。

资源也是如此。如果你无法有效利用任何能帮助你有条不紊的工具,甚至只是纸笔,你很有可能会有所遗漏,甚至浪费时间。我一般会在大幅调整自己的预期之前,先努力改进这些方面。

如果你一直想知道自己是否足够高效,本文所讲从时间管理的层面去思考这些问题,不失为一种判断方法。我希望这些能够让你轻松下来,或更有动力去改善局面。

伊丽莎白·格蕾丝·桑德斯 |文

伊丽莎白·格蕾丝·桑德斯,时间管理教练,《现实生活E时间指导与演说》创始人,著有《如何像理财一样投资你的时间》《神圣的时间管理》等。


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